Путевой лист без медосмотра для налоговой

В путевом листе должна быть отметка о медосмотре и контроле техсостояния авто

Федеральным законом от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» установлена обязанность проведения предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств как одно из требований обеспечения безопасности дорожного движения.

Обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства, за исключением водителей, управляющих транспортными средствами, выезжающими по вызову экстренных оперативных служб.

Кроме того, в соответствии с пунктом 4 статьи 20 Федерального закона № 196-ФЗ установлена обязанность юрлиц и ИП, осуществляющих перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, организовывать и проводить предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств.

В соответствии с порядком заполнения путевых листов, утвержденным приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152 даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

Учитывая изложенное, путевой лист должен оформляться, в том числе организацией, эксплуатирующей транспортные средства, каждый раз до выезда транспортного средства в рейс с места его постоянной стоянки с проставлением в путевом листе отметок о проведенном предрейсовом медицинском осмотре водителя и предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства.

Такие разъяснения дает Минтранс в письме № 03-01/21740-ИС от 28.09.2018.

Как учесть расходы по неидеальным путевым листам

Как учесть расходы по неидеальным путевым листам

Минтранс напугал компании, что нужно оформлять путевой лист на каждый рейс и ставить отметки о техосмотре и медосмотрах. Выполнить это требование ведомства непросто. Но есть случаи, когда компания может воспользоваться лазейкой, если не поставила отметки о техосмотре и медосмотрах или оформила один путевой лист на несколько рейсов.

Есть компании, которые не ставят отметки о медосмотрах. Иногда можно избежать штрафа, если работник не прошел предрейсовый и послерейсовый медосмотры. В таком случае все равно заполните путевой лист, хоть и без отметок о медосмотрах. Ведь путевой лист может понадобиться компании и водителю.

В некоторых случаях компания может учесть расходы на топливо по путевому листу, в котором нет отметок о прохождении медосмотра. Не важно, что данные отметки являются обязательными реквизитами путевого листа. Речь про ситуацию, когда компания учитывает расходы связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника, который он использует в служебных целях.

Чтобы учесть расходы, компания должна подтвердить их реальность. Отсутствие отметок о медосмотрах еще не говорит о том, что поездка работника фиктивная. Помимо путевого листа компания может также представить другие документы, подтверждающие расходы ( письмо Минфина от 09.02.2016 № 03-03-07/6701 ). Например, чеки, служебные задания, приказы, авансовые отчеты.

Использовать служебный транспорт может директор, менеджер или любой другой сотрудник, в обязанности которого не входит управление автомобилем. Например, бухгалтер на служебном автомобиле отправился в банк. Таким сотрудникам не нужно проходить медосмотры. Если будут споры с проверяющими, доказать свою позицию можно в суде ( апелляционное определение Московского городского суда от 18.09.2018 № 33а-6141/2018 ).

А вот работники, которых наняли как водителей, обязаны проходить медосмотры ( ст. 213 ТК, ч. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ). Проводить медосмотры можно разными способами. Например, заключить договор с медцентром, у которого есть лицензия на право освидетельствования водителей. Тогда медработник сможет принимать водителей либо в медцентре, либо в офисе компании. Крупные компании организовывают собственный медпункт. Проводить медосмотры может любой работник с медицинским образованием.

Нет отметок о медосмотрах

Нет отметки о техосмотре

Есть лазейка и на случай, если в путевом листе не поставили отметку о техосмотре. Некоторые проверяющие считают, что организации, которые используют легковые автомобили для своих нужд, не обязаны проводить техосмотр. Есть и судебная практика в пользу организаций ( определение Верховного суда от 22.04.2016 № 301-КГ16-3321 ). Судьи считают, что компании обязаны ставить отметки о техосмотре только при перевозке грузов или пассажиров.

Один лист на несколько рейсов

Минтранс издал приказ, что с 1 марта 2019 года путевой лист нужно оформлять на один рейс или одну смену, если на нее приходится несколько рейсов ( приказ от 21.12.2018 № 467 ). Документооборот у многих компаний вырос в разы. Ранее можно было оформлять путевой лист на срок от одного дня до месяца. Водитель мог ездить в разные рейсы и смены и использовать один путевой лист.

Но некоторые компании продолжают оформлять путевые листы по старинке. То есть указывают в одном путевом листе несколько рейсов или смен. Проверяющие не станут придираться к таким путевым листам. И вот почему. Новые правила Минтранса наделали много шума, компании стали возмущаться и задавать вопросы. Тогда ведомство опубликовало письмо с послаблениями ( письмо Минтранса от 04.04.2019 № Д3-514-ПГ ). В нем чиновники разъяснили, что компании вправе оформить один путевой лист на несколько рейсов. Это при условии, что при каждом рейсе будут стоять показания одометра, даты и время выезда и заезда транспортного средства на парковку, отметки техосмотра и медосмотров. Кроме того, нельзя менять сведения о ранее внесенных рейсах.

Таким образом, если компания предусмотрит в форме путевого листа возможность вносить все обязательные реквизиты при каждом рейсе, можно оформлять один путевой лист на несколько рейсов или смен.

Списание ГСМ без путевых листов

Для списания ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете израсходованное количество горюче-смазочных материалов должно быть подтверждено документально. Основным документом, подтверждающим расходы на приобретение ГСМ, является путевой лист (п. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ , п. 1 ст. 252, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354 ). Возможно ли списание ГСМ без путевого листа, расскажем в нашей консультации.

Списание ГСМ по путевым листам

Для обоснования расхода на использование ГСМ организация может применять унифицированную форму путевого листа, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78, или самостоятельно разработанный бланк (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 ). При этом путевой лист должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные п. 3 Приказа Минтранса от 18.09.2008 N 152 и п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ . Использование нетиповой формы путевого листа нужно будет закрепить в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008 ).

Путевой лист оформляется на каждое автотранспортное средство отдельно (п. 9 Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152). Расходы на ГСМ можно учитывать как в составе материальных расходов, так и включить в прочие расходы на содержание служебного транспорта (подп. 5 п. 1 ст. 254, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Путевой лист в этом случае подтверждает использование автомобиля в служебных целях. В частности, в путевом листе указывается маршрут и время передвижения автомобиля. Из этих показателей становится понятно, использовался ли автомобиль в служебных целях, сколько километров за рабочий день пройдено. Соответственно, зная расход топлива, можно рассчитать расходы на ГСМ.

Списание ГСМ без путевых листов

Расходы на ГСМ также можно подтвердить и без оформления путевых листов. Обосновать затраты на ГСМ можно будет на основании документов, позволяющих достоверно определить пройденный транспортным средством путь. Например, актом, заполненным на основании данных приборов учета и контроля за перемещением автотранспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или других систем (Письмо Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354 ). Ведь система навигации может достоверно определить пройденный автомобилем путь.

После принятия решения о применении в транспортных средствах систем электронного контроля (то при списании ГСМ без путевых листов) нужно будет издать соответствующий приказ, закрепив в нем новый способ учета ГСМ с помощью системы слежения ГЛОНАСС.

В то время не стоит забывать о том, что фактический расход топлива зависит также от времени работы двигателя автомобиля (прогревание двигателя, работы двигателя на холостом ходу, нахождение «в пробке»). Поэтому списание ГСМ должно производиться согласно нормам, установленным внутренним приказом компании с точки зрения экономической обоснованности затрат (ст. 252 НК РФ).

Путевой лист с отметкой о медосмотре водителя нужно оформлять перед каждым рейсом

Путевой лист с отметками о проведении предрейсового медосмотра водителя и контроля технического состояния автомобиля нужно оформлять каждый раз до выезда ТС в рейс с места его постоянной стоянки. Такие разъяснения приведены в письме Минтранса от 28.09.18 № 03-01/21740-ИС.

Как известно, водители транспортных средств должны проходить обязательные предварительные, периодические, предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры (п. 1 ст. 23 Федерального закона от 10.12.95 № 196-ФЗ). Предсменные, предрейсовые медицинские осмотры проводятся перед началом рабочего дня, смены, рейса (п.4 Порядка, утв. приказом Минздрава РФ от 15.12.14 № 835н).

Также юрлица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие перевозки автомобильным транспортом, обязаны организовывать и проводить предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств (п. 4 ст. 20 Закона № 196-ФЗ). Предрейсовый контроль проводится до выезда транспортного средства с места его постоянной стоянки (п. 3 Порядка, утв. приказом Минтранса РФ от 06.04.17 № 141). Это правило обязательно для всех организаций и ИП, осуществляющих перевозки автомобильным транспортом.

Отметка в путевом листе о дате и времени проведения предрейсового и послерейсового медосмотра проставляется медицинским работником, проводившим осмотр, и заверяется его штампом и подписью с указанием ФИО. Отметку о дате и времени проведения предрейсового контроля проставляет контролер технического состояния автотранспортных средств (пп.16, 16.1 Порядка заполнения путевых листов, утв. приказом Минтранса РФ от 18.09.08 № 152).

Проанализировав указанные нормы, авторы письма делают следующий вывод. Путевой лист с отметками о предрейсовом медицинском осмотре водителя и предрейсовом контроле технического состояния машины нужно оформлять каждый раз до выезда транспорта в рейс с места его постоянной стоянки.

Четыре вопроса о путевых листах

Порядок заполнения путевых листов, утвержденный Минтрансом, можно найти:

При любых перевозках или только при коммерческих?

Перевозки людей или грузов на автомобилях разрешаются только при условии оформления путевого лист а п. 2 ст. 6 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ . За его отсутствие (в случаях, когда он обязателен) водителя оштрафуют на 500 руб. ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ

И хотя перевозчиком признается компания (ИП), заключившая договор перевозк и п. 13 ст. 2 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ , сказанное касается не только специализированных автотранспортных организаций. По мнению Минтранса и Пленума ВС, обязанности, предусмотренные для лиц, эксплуатирующих транспортные средства, распространяются также и на тех, кто перевозит грузы или пассажиров для собственных нужд п. 3 Постановления Пленума ВС от 26.06.2018 № 26; Письмо Минтранса от 17.03.2017 № 03-525ПГ .

Такие положения предполагалось внести в Закон о безопасности дорожного движения. Однако в последний момент депутаты передумали и смягчили требования. Согласно новой редакции этого Закона, вступающей в силу 21.12.2018, «эксплуатационные» обязанности (в том числе оформление путевых листов) касаются только тех перевозок «для себя», при которых используются грузовики и автобус ы п. 2 ст. 20 Закона от 10.12.95 № 196-ФЗ (ред., действ. с 21.12.2018) .

Тем не менее безопасней оформлять путевой лист и при перевозках для собственных нужд на легковых автомобилях. Во-первых, в этих случаях медосмотр водителя все равно обязателе н п. 3 ст. 23 Закона от 10.12.95 № 196-ФЗ и отметка в путевом листе поможет вам подтвердить, что вы выполнили это требование. Во-вторых, путевой лист понадобится для налогового учета, чтобы обосновать расходы.

На машину компании или на любые эксплуатируемые машины?

ИП, использующему машину в своей деятельности, нужно оформлять путевые листы, чтобы без проблем подтвердить налоговые расходы на ГСМ Постановление АС ПО от 16.08.2017 № Ф06-23325/2017 .

Если работник просто использует личный автомобиль для служебных нужд и получает от компании компенсацию за использование личного имущества, то формально путевой лист не нужен. Даже графа «Собственник (владелец)» в путевом листе предусматривает указание либо названия компании, либо ф. и. о. предпринимател я п. 5 Порядка заполнения путевых листов . Но если очевидно, что работник перевозит не личные вещи, а груз компании, то во избежание споров с ГИБДД путевой лист лучше оформить.

Кроме того, путевые листы ранее требовал ПФР, утверждая, что при их отсутствии на сумму компенсации нужно начислять страховые взносы как на оплату труда. Но суды признавали такое требование неправомерны м Постановления 17 ААС от 08.12.2017 № 17АП-16511/2017-АКу ; АС ВСО от 10.08.2016 № Ф02-3897/2016 .

Стандартный бланк или собственная форма?

Принято считать, что компания может использовать типовые бланки Госкомстат а утв. Постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78 либо разработать собственную форму путевого листа для соответствующего вида автомобиля. Однако типовые бланки во многом уже не отвечают современным требованиям и не содержат все обязательные реквизиты путевого лист а пп. 3— 7 Порядка заполнения путевых листов .

К примеру, путевой лист легкового автомобиля (типовая межотраслевая форма № 3) вообще не имеет необходимой графы о предрейсовом и послерейсовом медосмотрах водителя. А в отношении технического состояния машины в нем предусмотрена отметка «Автомобиль технически исправен» за подписью механика. Тогда как должен быть текст «прошел предрейсовый контроль технического состояния» и подпись контролер а п. 8 Порядка, утв. Приказом Минтранса от 06.04.2017 № 141 (далее — Порядок № 141); п. 16.1 Порядка заполнения путевых листов .

Таким образом, использование типовых форм влечет нарушение нормативных требований. Поэтому даже унифицированные формы можно лишь брать за основу. Их нужно дополнять необходимыми реквизитами.

Обязательные реквизиты	Особенности заполнения
Наименование и номер	—
Срок действия	• или дата использования (если путевой лист однодневный); • или даты начала и окончания использования (если путевой лист не однодневный)
Сведения о владельце машины	• для компании — наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, телефон, регистрационный номер; • для ИП — ф. и. о., почтовый адрес, телефон, регистрационный номер
Сведения о машине	• тип и модель машины; • модель грузового прицепа (если он есть); • регистрационные номера машины и грузового прицепа (если он есть); • показания одометра при выезде из гаража и заезде в гараж; • дата и время выезда с места постоянной стоянки и заезда обратно; • дата и время проведения предрейсового контроля
Сведения о водителе	• ф. и. о.; • дата и время предрейсового и послерейсового медосмотров

На каждую поездку отдельно или сразу на несколько?

По общему правилу путевой лист оформляется на 1 день или на иной срок в пределах месяц а п. 10 Порядка заполнения путевых листов . Однако эта норма несколько устарела и, вероятно, скоро будет откорректирована.

Вопросы по оформлению путевых листов не возникают разве что лишь у тех перевозчиков, которые используют в своей деятельности не «железных коней», а обычных.

Дело в том, что в путевом листе обязательны отметки о предрейсовых техническом контроле автомобиля и медосмотре водител я п. 16 Порядка, утв. Приказом Минздрава от 15.12.2014 № 835н; п. 8 Порядка № 141 . При этом предрейсовый контроль делается до выезда транспортного средства с места его постоянной стоянк и п. 3 Порядка № 141 , а предсменный (предрейсовый) медосмотр — перед началом рабочего дня (смены, рейс а) п. 4 Порядка, утв. Приказом Минздрава от 15.12.2014 № 835н .

В связи с этим Минтранс недавно разъяснил, что путевой лист должен оформляться каждый раз до выезда автомобиля в рейс с места его постоянной стоянки, с проставлением отметок о предрейсовом медосмотре водителя и предрейсовом контроле технического состояния машин ы Письмо Минтранса от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС .

Таким образом, срок действия путевого листа ставится в зависимость от того, что считать рейсом. К примеру, если у водителя в течение дня два рейса и по завершении первого вы ставите отметку в графе «Время возвращения в гараж», то путевой лист вы таким образом закрываете. Следовательно, при выезде в тот же день в новый рейс необходим новый путевой лист с новыми отметками о предрейсовых техническом контроле и медосмотре. А если такую отметку ставить в конце дня (смены), то второй путевой лист не нужен.

В случаях, когда водитель выезжает в многодневный рейс, путевой лист с соответствующими отметками оформляется один раз, даже если длительность поездки превысит месячный срок.

Отметим, что поправки в Порядок заполнения путевых листов, которые готовит тот же Минтранс, содержат достаточно разумный подход в отношении ситуации с несколькими рейсами в течение 1 рабочего дня.

На наш взгляд, оформление одного путевого листа на несколько рейсов не будет нарушением, если вы включите в него дополнительные графы для каждого рейса, в том числе для отметок о медосмотре и техконтроле. Так, в недавно рассмотренном ВС деле предприниматель выписал своим работникам (водителям рейсовых автобусов) путевые листы на 2 дня. При этом медосмотр перед выездом в рейс согласно отметкам в путевых листах они проходили два раза, а предрейсовый техконтроль — только в первый рабочий день. За непроведение техконтроля во второй день ИП и был оштрафова н ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ . ВС признал штраф законным, поскольку путевой лист был оформлен не на многодневный рейс. При этом оформление одного путевого листа на два рейса не вызвало критики ни у проверяющих из Ространснадзора, ни у суде й Постановление ВС от 06.06.2018 № 12-АД18-4 .

Многие медицинские компании сегодня предлагают такую услугу, как дистанционный медосмотр водителя. Он самостоятельно делает необходимые измерения с помощью специального терминала, а медработник анализирует их и высылает водителю путевой лист с электронной подписью. Однако нормативно такой способ медосмотра не закреплен, поэтому использовать его не совсем безопасно.

Можно ли учесть расходы на ГСМ, если в путевом листе нет отметки о медосмотре водителя?

Возможности: организация вправе учесть в целях налога на прибыль расходы на ГСМ даже при отсутствии в путевом листе отметки о прохождении водителем медицинского осмотра.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152. Согласно данному документу путевой лист применяют юридические лица и ИП, эксплуатирующие легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

В силу п. 3 Порядка заполнения путевых листов документ должен содержать пять обязательных реквизитов:

1) наименование и номер;

2) сведения о сроке действия;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве (в том числе информация о техосмотрах);

4) сведения о водителе (в частности, информация о медицинских осмотрах — п. 7 Порядка).

Таким образом, из документа Минтранса следует, что в путевом листе в качестве обязательных реквизитов должны присутствовать отметки о прохождении водителем медосмотра.

Кроме того, в силу п. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ юрлица и ИП, осуществляющие деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны организовывать проведение обязательных медицинских осмотров водителей транспортных средств.

Подтверждение расходов на ГСМ без отметки о медосмотре водителей

Согласно Уставу автомобильного транспорта путевой лист — это документ, служащий для учета и контроля работы ТС и водителя. Путевой лист не является единственным документом, подтверждающим материальные расходы на ГСМ.

• Эксперт отмечает, что в целях учета ГСМ организации уместно разработать отдельный первичный документ (бухгалтерскую справку), обладающий всеми обязательными реквизитами первичного учетного документа. Он нужен для подтверждения расхода топлива в целях бухгалтерского и налогового учета и формируется на основании комплекса первичных документов (о работе транспортного средства — путевой лист, о приобретении ГСМ — кассовые чеки, приходные документы и т.д.). В этом случае погрешности в заполнении путевых листов и обоснованное отсутствие в них отметок о медицинских и технических осмотрах не создадут препятствий для признания расходов на ГСМ в целях налогообложения. Такой подход подтвержден судебными решениями:

— Определение ВС РФ от 27.04.2017 N 66-АПГ17-9 — общество обосновало расходы на ГСМ расчетом рабочего времени автотранспорта (выполнен на основании данных о технических характеристиках используемой техники); счетами-фактурами на ГСМ, схемами движения транспорта; расчетом потребности в ГСМ; договорами поставки ГСМ; расчетом затрат на приобретение ГСМ для автотранспорта; приказом об утверждении норм расхода ГСМ; путевыми листами и чеками, подтверждающими фактические расходы на ГСМ, и т.д.

— Постановление АС СКО от 13.09.2016 N Ф08-6759/2016 — налоговый орган не признал расходы организации на ГСМ ввиду отсутствия путевых листов (были утрачены), однако суд указал, что при наличии иных доказательств осуществления реальной хозяйственной деятельности и приобретения ГСМ, а также обосновывающих документов (например, платежных поручений об оплате ГСМ) налоговый орган должен был определить действительные расходы по статье ГСМ расчетным способом.

• Другой эксперт на основе анализа судебной практики делает вывод о том, что суды оценивают совокупность обстоятельств, начиная от существования автомобилей (то есть факта регистрации в органах ГИБДД (Ростехнадзора)) и наличия в путевом листе маршрута следования и показаний одометра, а заканчивая доказательствами приобретения ГСМ.

Примеров судебных решений в пользу налоговых органов много, однако во всех случаях арбитры приходили к выводу о нереальности операций и оформлении документов с целью увеличения расходов и получения вычетов по НДС. Иными словами, о получении необоснованной налоговой выгоды свидетельствует совокупность обстоятельств, но отнюдь не само по себе отсутствие сведений о медосмотре водителя.

Такой позиции придерживаются судьи разных округов и инстанций (см. Постановления АС МО от 29.03.2017 N Ф05-3463/2017 по делу N А40-78891/2016, АС УО от 03.03.2017 N Ф09-472/17 по делу N А07-9734/2016, АС СЗО от 15.07.2015 N Ф07-4644/2015 по делу N А05-9241/2014, АС ДВО от 02.12.2015 N Ф03-5047/2015 по делу N А04-752/2015, АС ЗСО от 24.10.2016 N Ф04-4614/2016 по делу N А45-2063/2016, от 05.10.2016 N Ф04-4555/2016 по делу N А45-7713/2015 и от 16.11.2015 N Ф04-25830/2015 по делу N А03-22849/2014, АС ПО от 05.10.2016 N Ф06-12170/2016 по делу N А12-45841/2015 и др.).

При отсутствии признаков недобросовестности налогоплательщика и доказательств формальности представленных им документов арбитры отклоняют доводы инспекций о нарушениях в заполнении отдельных реквизитов путевых листов. В частности, в Постановлении АС ПО от 30.11.2015 N Ф06-3408/2015 по делу N А55-30093/2014 судьи указали: само по себе отсутствие в путевых листах даты предрейсового медицинского осмотра водителя не может являться достаточным основанием для исключения расходов из базы по налогу на прибыль и отказа в вычете по НДС, при том что представленные наряду с путевыми листами иные документы позволяют идентифицировать произведенные расходы применительно к конкретному автомобилю и целям его использования.
На заметку: лучше разобраться в правилах учета транспортных расходов Вы сможете на семинаре «Такие разные расходы: принципы признания, распределение на прямые и косвенные», который пройдет 8 июня 2018 года в Центре образования «ЭЛКОД». В частности, лектор расскажет об особенностях признания расходов на ГСМ, а также о признании затрат на компенсации за использование личных автомобилей в служебных целях.

Отсутствие отметки о медосмотре в путевом листе

Проблема:
Организация (не автотранспортная) использует самостоятельно разработанную форму путевого листа. В нем присутствуют все необходимые реквизиты, кроме отметки о прохождении предрейсового и послерейсового медосмотра водителя.

Вопрос:
Может ли организация в этом случае учесть расходы на ГСМ при налогообложении прибыли?

Мнение 1

А.З. Островская,ведущий налоговый консультант ООО «Консалтинговая группа «Такс Оптима»

Унифицированная форма путевого листа (форма N 3), утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, обязательна к применению только для автотранспортных предприятий. Все иные предприятия могут разработать собственную форму путевого листа, но с учетом следующих обстоятельств.

Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 утверждены обязательные реквизиты путевого листа и порядок его заполнения. К ним относятся:
— наименование и номер путевого листа;
— сведения о сроке действия путевого листа;
— сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
— сведения о транспортном средстве (в частности, показания одометра (полные километры пробега) при выезде из гаража и заезде в гараж, дата и время выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку); — сведения о водителе (в т.ч. дата и время проведения предрей-сового и послерейсового медицинского осмотра, осуществляемого медицинским работником).

Одним из указанных в путевом листе реквизитов являются сведения о водителе, к которым относятся не только его ФИО, но и сведения о проведении предрей-сового и послерейсового медицинского осмотра (подп. 2 п. 7 приказа N 152). Минфин России уже выпустил разъяснения, согласно которым «путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные вышеуказанным Приказом, может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов» (письмо от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161).

Непосредственно в отношении отсутствия в путевом листе сведений о прохождении медосмотра чиновники пока официальных разъяснений не давали. Но несложно догадаться, что при отсутствии в путевом листе отметок о прохождении водителями медосмотра у компаний могут возникнуть проблемы с подтверждением расходов на ГСМ. На мой взгляд, при возникновении претензий со стороны налоговых органов компания может их оспорить. Для этого ей необходимо привести следующие аргументы.

Во-первых, упомянутый приказ Минтранса России был выпущен во исполнение Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Закон N 259-ФЗ), регулирующего отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом.

Если компания не автотранспортная (т.е. использует автомобиль для собственных нужд), приказ N 152 на нее не распространяется. Во-вторых, расходы на ГСМ можно подтвердить любыми документами, удостоверяющими целевую направленность затрат (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому путевые листы, в которых отсутствуют сведения о медосмотре, вполне могут являться подтверждающим документом. Главное, чтобы они содержали все данные, необходимые для определения произведенных затрат на ГСМ, такие как пробег автомобиля, расход горючего, остатки горючего в баке автомобиля при выезде и возвращении (постановление ФАС Московского округа от 10.08.2009 N КА-А40/7253-09). Отсутствие сведений о прохождении водителем медосмотра еще не свидетельствует о том, что компания не несла расходы на ГСМ

Мнение 2

Д.В. Осипов, главный специалист департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

В соответствии с п. 14 ст. 2 Закона N 259-ФЗ для целей этого Закона путевым листом признается документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя.

Пунктом 1 ст. 6 Закона N 259-ФЗ установлено, что обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта, в порядке, установленном Правительством РФ.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России N 152. Согласно пп. 2 и 3 данного приказа обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
— наименование и номер путевого листа;
— сведения о сроке действия путевого листа;
— сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
— сведения о транспортном средстве;
— сведения о водителе.

Следовательно, путевой лист, разработанный организацией самостоятельно и содержащий обязательные реквизиты, установленные п. 3 приказа N 152, может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.
На этом основании можно сделать следующий вывод. Если в путевом листе присутствуют все необходимые реквизиты, кроме отметки о прохождении водителем предрейсового и послерейсового медосмотра (сведения о водителе), расходы, подтвержденные путевым листом, не следует учитывать при налогообложении прибыли.

Как оформлять путевые листы по новым правилам

Автор: Юлия Антонцова, бухгалтер-консультант Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ»

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», июль 2019 г.

С 1 марта 2019 г. порядок заполнения путевых листов претерпел ряд изменений. Но некоторые организации игнорируют новые правила заполнения путевых листов и продолжают оформлять их по-старому. За это налоговые органы могут исключить расходы компании на ГСМ, доначислить налог на прибыль и отказать в вычете НДС.

Сроки оформления путевых листов

С 1 марта 2019 г. Минтранс РФ внес поправки (приказ от 21.12.2018 № 467), согласно которым путевой лист уже нельзя выписывать больше, чем на месяц. Их теперь нужно делать перед каждым рейсом, если он продлится дольше рабочего дня или смены. Однако все еще разрешается оформлять один путевой лист, если в рамках одной рабочей смены водитель успевает выполнить несколько рейсов.

Оформлять путевые листы продолжительностью более одного дня можно только тогда, когда водителя отправляют в многодневный рейс. Такой рейс может продлиться даже дольше месяца.

Отметки о медосмотре

В путевой лист обязательно вносятся данные о предрейсовом и послерейсовом медицинских осмотрах водителя. Врач фиксирует дату и время его проведения, а также свои фамилию и инициалы. Каждая такая отметка заверяется подписью врача. Согласно новым правилам дополнять вышеперечисленное еще и специальной печатью больше не нужно. Однако этого требует Порядок проведения медосмотров (от 15.12.2014 № 835н), утвержденный Минздравом, поэтому безопаснее будет все же ее ставить.

Как было: помимо требования заверять данные о медосмотре не только подписью, но и штампом, врач должен был вписывать свои имя и отчество полностью. Сокращение до инициалов не было разрешено.

Показания одометра

Теперь километры пробега нельзя визировать только штампом уполномоченного работника. С 1 марта допускается только один вариант – подпись сотрудника с фамилией и инициалами. В перечне обязательных реквизитов теперь нет и показаний одометра по окончании рейса. Однако в Порядке заполнения (от 18.09.2008 № 152) все еще есть оговорка о том, что показания снимаются дважды. Поэтому будет надежнее фиксировать и показания одометра по возвращении машины на парковку.

Как было: допускали два способа заверить показания одометра: штамп или подпись сотрудника. Теперь подпись стала обязательна. Также одними из обязательных реквизитов были наряду с показаниями одометра на момент выезда машины со стоянки, были и показания к моменту возвращения. Хотя сейчас они уже не относятся к обязательным реквизитам, но их по-прежнему стоит вносить.

Ответственность за нарушения

При выявлении несоответствий в путевых листках организация рискует столкнуться с санкциями не только со стороны налоговой инспекции, ведь правильность их оформления в настоящее время контролируется сразу несколькими ведомствами. В таблице 1 представлены размеры штрафов за разного рода нарушения:

Таблица 1. Штрафы за недочеты в путевых листах

В чем недочет

Кто вправе оштрафовать

Размер штрафа

на компанию

на гендиректора

на водителя

Нет отметки о предрейсовом или послерейсовом медосмотре

Роструд (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ)

От 110 000 до 130 000 руб.

От 15 000 до 25 000 руб.

Росздравнадзор (ст. 11.32 КоАП РФ)

От 30 000 до 50 000 руб.

От 2000 до 3000 руб.

От 1000 до 1500 руб.

Ространснадзор (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ)

Нет отметки о контроле технического состояния автомобиля

ГИБДД (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ)

Ространснадзор (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ)

Путевой лист не подтверждает факт использования автомобиля

Налоговая инспекция (п. 1 ст. 122 НК РФ)

20% от доначисленной суммы налога на прибыль

Как упростить ведение путевых листов

Для упрощения процесса создания и ведения путевых листов есть специальные программы. Они позволяют использовать готовые формы путевых листов, которые будут сами обновляться, учитывая изменения законодательства. Также эти системы интегрируются с программой «1С», в которой непосредственно ведется учет, поэтому не понадобится переносить данные вручную. Среди таких решений «Респект: учет путевых листов и ГСМ» и «Победасофт». Кроме того автоматизация учета путевых листов предусмотрена в «коробочных» решениях «1С:Управление автотранспортом 8» версий Стандарт и ПРОФ, а также в отраслевой конфигурации «1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия 8».

Что проверить еще

Даже составив путевой лист, опираясь на вышеперечисленные изменения в реквизитах документа, не стоит исключать риска, что инспекторы могут найти серьезные недочеты и попросту признать его недействительным. Обезопасить себя можно, проверив другие ключевые реквизиты, которые, как правило, проверяются налоговиками очень тщательно.

К таким реквизитам относятся маршруты поездок. Для налоговой путевой лист является документом, подтверждающим, что машина используется именно в служебных целях. Поэтому, хотя сведения о пунктах назначения и не входят в перечень обязательных реквизитов, налоговики настаивают на том, что в путевом листе нужно фиксировать подробный маршрут поездки. Важно указывать конкретные пункты назначения и быть готовым пояснять цели поездки в случае необходимости.

Обязательно нужно обратить внимание и на даты в путевом листе, поскольку с текущими поправками путевой лист выписывается на каждую отдельную смену. Для организации надежнее будет фиксировать не только дату составления, но также и срок действия. Это особенно важно, когда речь идет о многодневных рейсах или круглосуточной работе сотрудника. Также не стоит забывать сверять эти даты с другими первичными документами. Например, с накладными и датами отгрузки в них. Если инспекторами будет выявлено несоответствие, то это может привести к более детальной проверке.

Также стоит принять во внимание данные о покупке и расходе топлива. По мнению налоговиков, эти данные являются прямым основанием для подтверждения расходов на ГСМ. Поэтому важно проверить, чтобы были указаны остатки на начало и конец смены, количество купленного и израсходованного в течение дня топлива. Еще более наглядным расчет сделает указание пробега автомобиля за день. А данные о движении топлива стоит подкреплять чеками АЗС.

С 2017 г. отметка о техосмотре тоже стала одним из обязательных реквизитов. Она проставляется перед началом каждого рейса. Ее должен вносить специально уполномоченный сотрудник либо сторонняя организации, имеющая соответствующую специализацию. Без данной отметки водитель не имеет права отправляться в рейс.

Поскольку путевой лист является первичным документом, без подписи он недействителен. Но кто именно должен визировать путевой лист? На текущий момент нет однозначного ответа на этот вопрос, однако судебная практика показывает, что наиболее безопасно заверять путевые листы подписями водителя и бухгалтера.