Сшивка документов при сдаче копий в налоговую

Минфин России пояснил, как правильно сшивать документы для представления в налоговые органы

В своем письме от 29 октября 2015 г. № 03-02-РЗ/62336 Минифин России дал разъяснения в части порядка представления в налоговые органы прошитых документов (их копий) на бумажном носителе.

Напомним, по действующему законодательству представление документов на бумажном носителе, истребуемых налоговыми органами при проведении налоговой проверки, производится в виде заверенных проверяемым лицом копий (п. 2 ст. 93 НК РФ). Минфин России поясняет, что копией документа является его экземпляр, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Заверенной считается копия, на которой проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (свойство выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера).

При этом ведомство предлагает ряд рекомендаций по правильному формированию сшивов документов (копий документов) на бумажном носителе. В частности, рекомендуется формировать сшив объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы. Все листы в сшиве необходимо прошивать на два-четыре прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются.

Часть рекомендаций касается бумажной наклейки, размещенной на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления, – ее размеры должны быть примерно 40-60 мм на 40-50 мм, наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, оставляя за пределами не более чем на 2-2,5 см прошивных нитей. При этом на бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов. Такая надпись подписывается руководителем или иным представителем организации с указанием его Ф.И.О., должности, даты подписания. В свою очередь, заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии) таким образом, чтобы печать частично захватывала бумажную наклейку, личную подпись, Ф.И.О. лица, заверившего документы, дату их заверения.

Также ведомство подчеркивает, что при формировании сшивов необходимо обеспечить сохранение целостности документов (их копий) в сшивах, возможность их свободного чтения и копирования. Сшивы документов (копий документов) представляются в налоговые органы с сопроводительными письмами с указанием основания их представления, включая реквизиты требования о представлении документов, количество сшивов и количество листов, содержащихся в каждом из них.

Сделать копии документов в налоговой инспекции не удастся

ФНС России сообщила, что не может предоставить возможность посетителям инспекций ксерокопировать необходимые документы (письмо ФНС России от 20 февраля 2016 г. № АС-3-10/725@ «Об оказании копировально-множительных услуг в помещениях территориальных налоговых органах») Причем оказание таких услуг невозможно ни на платной, ни на бесплатной основе.

Так, разместить копировально-множительную технику, находящуюся в свободном доступе, для бесплатного использования налогоплательщиками в помещениях территориальных налоговых органов невозможно. Дело в том, что финансирование расходов на содержание инспекций осуществляется за счет средств федерального бюджета (п. 10 Положения о Федеральной налоговой службе, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30 сентября 2004 г. № 506). А расходы на предоставление посетителям бесплатных копировально-множительных услуг федеральным бюджетом не предусмотрено.

Кроме того, федеральным службам запрещено оказывать платные услуги (п. 1.5 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства РФ от 19 января 2005 г. № 30). В связи с этим, осуществлять копировально-множительные услуги на платной основе в инспекциях также невозможно.

Как сшивать документы для налоговой по требованию

Существуют три элемента налогообложения – государство, граждане и организации (коммерческие и некоммерческие). Таким образом, налоговая система – это система сборов налоговых правоотношений и нормативно-правовой базы, на которой они созданы. Фискальный режим помогает формированию финансовых ресурсов государства. Налоговая система основывается на ряде традиционных принципов:

• Обязательность – граждане и организации обязаны платить налоги, это закреплено в конституции РФ.
• Справедливость – равенство налоговых прав всех граждан. Человек платит налоги в зависимости от своих доходов, 13% от прибыли.
• Однократность – в одном налоговом периоде за один и тот же объект налогообложения оплата производится один раз.
• Стабильность – условия налогообложения стабильны.

Налоговая инспекция, проводящая камеральную проверку организаций, вручает или присылает по почте требования о предоставлении документов. ИФНС принимает отчеты только в прошитом виде. Шить документы также полагается при подаче на регистрацию ИП и ООО . Для передачи отчетов необходимо знать, как сшить документы для налоговой по требованию. Тема является довольно серьезной, так как за неправильное заверение и прошивание бумаг налоговая инспекция назначает штраф.

Как сшить документы для налоговой инспекции по требованию

Сшивание должно происходить строго по определенным правилам ФНС от 29 октября 2015 года. № 03-02-РЗ/62336.

• Пачка не должна превышать объем более 150 листов.
• В одной сшивке должны быть бумаги только одной направленности, запрещено сшивать несколько разных документов в одну пачку, это указано в письме Минфина России от 11.05.2012 года 03-02-07/122.
• Прошивка должна быть прочной и не распадаться при чтении и копировании.

Существует несколько установленных способов предоставления отчетной документации в налоговую инспекцию:

Обратите внимание! При передаче в электронном виде важно хранить оригиналы собранной пачки на случай проверки.

Пошаговая инструкция подготовки пакета документов

Подготавливая многостраничный документ, важно тщательно изучить, как правильно сшивать документы для налоговой инспекции по требованию. Для важных бумаг чаще всего используют скрепление нитками – это является самым правильным и надежным способом сохранения комплектации.

Обратите внимание! Прошивают пачку посередине левого поля. Разрешено прошивать в 2-4 прокола.

1. Используя хорошую нитку и толстую иглу, первое отверстие делают в центре, прокалывая с оборотной стороны.
2. Протягивают нитку, оставляя хвост 10-15 см.
3. Отступают от предыдущего прокола 1-1,5 см, делают прокол с лицевой стороны.
4. Следующий прокол делают от последнего листа, с противоположной стороны от первого отверстия, вытягивая нитку на правую сторону.
5. После необходимо попасть с правой стороны в уже имеющееся отверстие и вытянуть нитку к противоположной стороне пачки.
6. Нитки вяжут между собой на 2-3 узелка, обрезают, оставляя хвосты одинаковой длины.
7. Место сшивания опечатывают папиросной бумагой или бланком для заверения, размером не более 5х5 см. Бумагу необходимо клеить канцелярским клеем. Некоторые используют самоклеящуюся пленку, что неправильно – такая пленка легко отклеивается. Пачку, опечатанную самоклеящейся пленкой, можно легко перепрошивать , что недопустимо и может вести за собой неприятные последствия.
8. Нумерация должна присутствовать на каждом листе.

Внимание! Место сшива должно быть полностью закрыто опечатывающей бумагой. Допустим выход концов нитей не более 2,5 см.

Правила заверения

Образец бланка заверения.

На опечатывающем листке или бланке (образец приведен на фото), необходимо указать количество листов цифрой и прописью. Указать должность, фамилию и инициалы, кто заверил пачку. Ставить подпись и печать нужно, выходя за пределы опечатывающего бланка. Например: прошито и пронумеровано _Х_ (десять) листов, Заверил Иванов В. А., должность, дата, подпись и печать. К пачке необходимо приложить пояснительную записку.

Подшитую пачку копий для предоставления в налоговую инспекцию заверяет руководитель предприятия или уполномоченное на подобные действия лицо. Прошитый устав для регистрации юридического лица заверяет учредитель, если он один, или представитель общего собрания, если учредителей несколько.

На первый взгляд, подшить документы для налоговой может показаться задачей не из легких. Это далеко не так, открытие правил и нюансов поможет осуществить прошивку самостоятельно.

Минфин рассказал, как правильно сшивать документы для налоговых проверок

Министерство финансов России в напомнило налогоплательщикам, что бумажные документы в налоговую необходимо предоставлять исключительно в сшитом виде. При этом, к сшивам предъявляются определенные требования, которые необходимо соблюдать.

Как следует из требований статьи 93 Налогового кодекса РФ, если налоговые органы при проведении проверки требуют предоставить документы на бумажном носителе, то их необходимо предоставить в виде копий, заверенных проверяемым лицом. Чиновники уточняют, что копией документа считается экземпляр документа, который полностью воспроизводит информацию с подлинника. Заверенной является та копия документа, на которой присутствуют реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. А именно: подписи, печати и другие свойства, позволяющие копии выступать в качестве документа, подтверждающего деловую деятельность или события личного характера, в соответствии с национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст. Именно такие копии документов необходимо предоставить по требованию налоговой службы.

При этом, бумажные копии документов обязательно должны быть сшиты в соответствии с рекомендациями, которые приводит Минфин. В частности, необходимо сформировать сшив из 150 листов, и не более, которые должны быть пронумерованы с указанием арабских цифр, начиная с единицы, на каждом листе. Листы, входящие в сшив нужно прошивать на 2-4 прокола прочной нитью. Концы нити необходимо вывести на оборотную сторону последнего листа и связать. На это место, с обратной стороны последнего листа в сшиве размещается специальная бумажная наклейка. К оформлению этой наклейки Минфин также дал отдельные рекомендации.

Размеры наклейки должны быть около 40-60 мм на 40-50 мм, при этом она должна полностью закрывать место сшива, оставляя за своими границами не более 2-2,5 сантиметров концов прошивных нитей. На наклейке должно быть указано количество пронумерованных листов в сшиве, как арабскими цифрами, так и словами, заверенное подписью уполномоченного лица. С указанием должности лица и даты, когда документы были сшиты. Также наклейка заверяется печатью организации, поставленной таким образом, чтобы оттиск частично находился на самой наклейке с удостоверительной надписью, а частично находился на самом листе.

При формировании таких сшивов, уточняют чиновники Минфина, уполномоченные лица организации обязаны «обеспечить сохранение целостности документов (копий документов) в сшивах, а также возможность их свободного чтения и копирования». При направлении документов в орган ФНС, который их запросил, необходимо предоставить вместе с ними сопроводительное письмо, в котором должны быть указаны основания их направления в налоговую, перечень документов, количество сшивов и листов в каждом из них. При соблюдении этих требований налоговые органы не смогут привлечь налогоплательщика к ответственности за непредоставление запрошенных документов. За это правонарушение, напомним, в соответствии с нормами КоАП РФ предусмотрен административный штраф в размере от 200 до 500 рублей за каждый лист и, в том числе, блокирование расчетного счета организации в банке.

Как заверить копии документов для налоговой

kak_zaverit_kopii_dokumentov_dlya_nalogovoy.jpg

Похожие публикации

Зачастую при проведении выездных или камеральных проверок ИФНС запрашивает у компаний множество копий документов, т.е. экземпляров, информация в которых полностью совпадает с оригиналом. Нужно ли заверять копии документов для налоговой?

Да, нужно. Передавать в ИФНС документы следует в виде заверенных бумажных копий (п. 2 ст. 93 НК РФ). Заверение информации в копиях – это обязательное действие, обеспечивающее их юридическую значимость. Представить их следует в полном объеме запроса ИФНС, оформив в соответствии с существующими сегодня критериями. Узнаем, как правильно заверять копии для налоговой и чем при этом руководствоваться.

Как заверить копии для налоговой (2019 год)

С 04.01.2019г. приложением № 18 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@ утверждены требования, предъявляемые к оформлению бумажных документов, представляемых в налоговую инспекцию по тем или иным поводам. В том же приложении даны четкие рекомендации о том, как заверить копии документов для налоговой. Рассмотрим их более детально.

Новые правила оформления истребованных ИФНС документов

Работа по заверению копий с внедрением новых требований заметно упростилась. До недавнего времени ФНС требовала заверять каждую копию в общей сшивке. Письмом Минфина РФ от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 были внесены изменения в этот порядок – разрешено подшивать скопированные документы в тома по 150 листов и заверять целиком всю подшивку.

Введенные в действие приказом № ММВ-7-2/628@ с 04.01.2019 требования ФНС приведенные выше указания Минфина подтверждают. Все копии необходимо формировать в тома, в каждом из которых число листов не должно превышать 150. Исключение составляют многостраничные документы, состоящие из большего количества листов – их не нужно разрывать на разные тома, а можно сшивать одной книгой. Сгруппированные документы следует:

сплошным методом пронумеровать арабскими цифрами (начать с единицы);

прошить листы прочной нитью, вывести ее концы на оборот последней копии и связать их;

в месте скрепления на оборотной стороне листа приклеить бумажную наклейку, на которой сделать заверительную надпись, состоящую из:

наименования должности лица, удостоверяющего подлинность документов (либо указание на то, что надпись сделана ИП, частнопрактикующим или другим лицом);

его росписи, фамилии и инициалов;

пометки о количестве листов в томе (цифрами и прописью);

Особые требования предъявляются к расположению подписи на наклейке – она должна не полностью располагаться на ней, а выходить за ее пределы. Скреплять документ печатью не требуется, поскольку многие предприятия сегодня обходятся без нее.

Как заверить копию для налоговой — образец заверительной надписи:

Прошнуровано и пронумеровано 28 (Двадцать восемь) листов

ИП Федоренко Н.И.

Существующее условие ГОСТа Р7.0.97-2016 проставлять на заверительной наклейке отметку «Верно» налоговиками никак не комментируется, поэтому ее отсутствие не должно расцениваться как нарушение. Не требуется указывать и место хранения оригиналов представляемых налоговикам документов.

Прошитые копии нужно скрепить так, чтобы подшивка не распадалась при работе с документами, а каждый лист можно было бы достаточно удобно изучать и свободно копировать. Все надписи, отметки, визы, резолюции должны быть хорошо видны.

Подготовленные тома с откопированными документами в ИФНС оформляют сопроводительным письмом, в тексте которого указывается основание их представления – требование ИФНС и его реквизиты, а также обязательно фигурирует опись представленных документов – число подшивок и количество листов в каждой из них и их общее количество.

Письмо Минфина РФ № 03-02-РЗ/62336 устанавливало более жесткие требования, например, размеры бумажной наклейки, длину концов нитей, скрепление печатью. Последний приказ ФНС их не содержит.

Заверенные копий документов для налогового вычета

Иные действия необходимы при заверении копий документов, подтверждающих действия личного характера. Например, при подаче заявления частным лицом на получение полагающегося имущественного или социального налогового вычета.

Напомним, что пакет документов на вычет должен состоять не только из копий, но и оригиналов некоторых документов, к которым относятся справки 2-НДФЛ, налоговые декларации 3-НДФЛ, заявление на возврат налога, справки, подтверждающие обучение, и др.

Скопированные документы (паспорт, различные свидетельства, выписки, платежные поручения и др.) заявителю можно заверить самостоятельно. Причем делать это надлежит следующим образом:

подписывается каждая страница;

заверительная запись располагается внизу откопированной страницы и оформляется отметкой «Копия верна», подписывается, подпись расшифровывается и проставляется дата.

Пакет подготовленных к представлению в ИФНС документов так же, как и при подаче их предприятием, сопровождается описью, в которой фиксируется каждый из них.

Как прошить документы для налоговой и нужно ли прошивать устав при регистрации в 2020 году

До 4 июля 2013 года, пока не вступил в силу Приказ ФНС России от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25@, действовало обязательное требование по сшиванию многостраничных документов, подаваемых при государственной регистрации ООО или ИП. А вот осталось ли оно в силе и нужно ли прошивать документы для налоговой, попробуем разобраться.

Обязательно ли прошивать документы в налоговую

Обратимся к упомянутому Приказу ФНС России от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25@, а точнее — к разделу «Общие требования к оформлению представляемых документов».

Там ничего не сказано о том, что многостраничные документы подаются в прошитом и пронумерованном виде.

До этого Приказа действовал Приказ ФНС РФ от 01.11.2004 N САЭ-3-09/16@, ныне утративший силу. Также есть Письмо ФНС России от 25.09.2013 N СА-3-14/3512@, где четко сказано, что нет обязательного требования прошивать документы, в том числе учредительные документы, а также заявления.

Но все ли так просто?

Нужно ли прошивать формы заявлений перед заверением у нотариуса

Вообще, нотариус обычно берет за заверение формы заявления полную стоимость, состоящую не только из госпошлины за совершение нотариального действия (около 300р.), но и за оказание услуг правового и технического характера (УПиТХ), и выходит за всё где-то 1500-1600р. Учитывая, что чаще всего заявление к нему приносят готовое (хотя по-хорошему он должен его тогда составить, или хотя бы распечатать и проверить на соответствие законодательству), то нотариус его и сшивать должен. Все равно деньги берет. Обычно он же его и сшивает, хотя некоторые требуют принести уже прошитым, все зависит от нотариуса.

В свете того, что на подписании у Президента РФ лежит законопроект №285286-7, дающий заявителю право не платить за УПиТХ, если все действия он сделал сам, а также дающий перечень действий нотариуса, подпадающих под УПиТХ, то вскоре прошивать тоже придется самим. Иначе нотариус примет это на счет «иные услуги правового и технического характера», и потребует за это отдельную плату.

В любом случае, форма, заверенная нотариусом, должна быть, по логике вещей, прошита. Вопреки мнению Письма ФНС России от 25.09.2013 N СА-3-14/3512@, поскольку никто не мешает, после заверения у нотариуса листа «Сведения о заявителе», поменять какие-либо листы заявления, и подать их в непрошитом виде, дескать, «запрета-то нет». Да и любой мало-мальски опытный инспектор у вас такую форму просто откажется принимать.

Какие документы рекомендуется прошивать

Да в целом, все те же многостраничные документы. Не потому, что их не примут (за исключением формы заявления, ее, как уже сказано, сшивать обязательно), а скорее для того, чтобы кто-то что-то не потерял. Хотя бы скрепите степлером, или, на худой конец, скрепкой.

Как правильно прошить документы, способы прошивки

Правильного способа, как такового нет. Просто сшивка должна удерживать вместе все листы документа, не мешать его читаемости, и удобству перелистывания. Само собой, если вы устав сошьете не слева, а сверху, или в другом месте, или вообще «уголком», то это скорее всего вызовет в лучшем случае недоумение инспектора. А то и отказ его принять.

Рекомендуемый способ прошивки документов для налоговой – прошивка в три дырки, осуществляется следующим образом:

Как пронумеровать страницы

Страницы нумеруются арабскими цифрами, в большинстве офисных программ есть функция автоматической нумерации. Вряд ли вы будете писать устав или протокол от руки, поэтому воспользуйтесь плодом технического прогресса.

Сквозная нумерация самого заявления осуществляется в специально отведенных для этого знакоместах:

Прошнуровано и пронумеровано образец

Вариантов этой надписи много, на данный момент ее требуется приклеивать на протоколы или договоры, подаваемые в инспекцию. На учредительные документы не нужно, налоговая сама ее сделает. А вот и образец:

Скачать образец наклейки прошито и пронумеровано.

С печатью (для документов, где ее необходимо ставить):

Как заверить документы для налоговой по требованию

При обращении в налоговую инспекцию в большинстве случаев граждане сталкиваются с необходимостью заверить документы, которые подаются по требованию инспектора. Если представленная документация не имеет соответствующей визы или ее оригинальность заверена ненадлежащим образом, ее могут вернуть отправителю с применением санкции (или без) до устранения причины возврата.

Основные понятия о налоговой системе Российской Федерации

Понятие налоговой системы на законном уровне закрепления не получило, однако переоценить ее значимость для государственного устройства очень сложно.

Реализация установления налогов, их выплата и поступление в государственную казну представляет собой сложную многоуровневую систему, включающую группы элементов (субъекты и объекты), имеющих непосредственное отношение к процессу налогообложения.