Срок хранения журнала по назначению пенсии

Вступил в силу приказ Минтруда о порядке хранения пенсионных дел

Среда, 11.03.2015, 08:33:21

Нынешний год особенно примечателен для всей сферы отечественной архивистики тем, что с 1 января 2015 г. вступил в силу Приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации № 602н, регламентирующий порядок хранения дел и документов о выплате и доставке страховой пенсии, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению

Начиная с 2003 года, в современной России каждое 10 марта отмечается пусть и неофициальный, но от этого не менее важный профессиональный праздник работников архивов. Начало архивному делу в нашей стране было положено еще в 1720 году Указом Петра 1. Нынешний год особенно примечателен для всей сферы отечественной архивистики тем, что с 1 января вступил в действие Приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации № 602н, регламентирующий порядок хранения пенсионных дел.

«Кроме того, что работа архивариусов ответственная и непростая, она ещё и очень нужна людям, — подчеркнула заместитель начальника Управления ПФР в Абакане (республика Хакасия) Анастасия Утробина. — Не будь архивных документов, многим попросту не удалось бы решить многие жизненно необходимые вопросы. Например, родители детей-инвалидов обращаются за назначением досрочной пенсии, — и у нас есть документы, подтверждающие, что они ухаживали за ребёнком-инвалидом. Кроме того, для назначения пенсии по потере кормильца требуются архивные данные о зарплате и стаже ушедшего из жизни человека».

В архивах регионального ОПФР по республике Хакасия и его территориальных управлениях хранится немало разнообразной документации, но самое объёмное хранилище — это архив пенсионных дел. Достаточно сказать, что пенсионных дел в территориальных Управлениях ПФР по Хакасии насчитывается в общей сложности свыше 120 тысяч. Что касается архивов абаканского Управления ПФР, то здесь действующих и закрытых пенсионных дел на сегодняшний день содержится свыше 77 тысяч томов. Излишне говорить, что количество документов в архивах не уменьшается, наоборот: год от года их становится больше, и они занимают немало места и по площади, и по объёму.

Приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации, вступивший в силу с 1 января нынешнего года, предписывает хранить такие дела не меньше 40 лет, а выплатные дела получателей страховой пенсии по инвалидности — 50 лет. Наименьший срок хранения — 10 лет – закон отводит делам об отказе в назначении страховой пенсии, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению, а также документам о выплате и доставке пенсий.

ОПФР по республике Хакасия – для «Нового пенсионера»

Подпишитесь на нашу новостную рассылку, чтобы первыми получать самые интересные новости пенсионной системы в России, статьи по вопросам законодательства и права, информацию о благотворительных и социальных программах, обзор культурных, спортивных, зарубежных и других новостей.

Сроки хранение документов негосударственных пенсионных фондов

• Храмцовская Наталья | к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов

Просим помочь в правильном установлении сроков хранения документов негосударственного пенсионного фонда. В негосударственный пенсионный фонд ежегодно должны присылаться справки с места жительства. Объем их огромен. По идее, они должны подкладываться в дела пенсионеров, но фактически формируются нами в отдельные дела по годам. Сколько лет нужно хранить эти справки?

Есть еще ряд вопросов, связанных со сроками хранения пенсионных документов. Есть понятия – пенсионное дело, выплатное дело, заявления благоприобретателей (наследников), решения Фонда о выплате благоприобретателям, ну и ряд журналов регистрации – документов: Журнал учета пенсионных дел Участников и Журнал регистрации договоров об обязательном пенсионном страховании, Журнал регистрации документов к Договорам о НПО, получаемых от вкладчика. Помогите правильно сориентироваться в установлении сроков хранения для этих документов.

Что говорит законодательство?

С начала поговорим о нормативно-правовом регулировании документирования деятельности негосударственных фондов и сроках хранения их документов. Общие требования были установлены в законе «О негосударственных пенсионных фондах».

Фонд обязан обеспечивать сохранность документов по пенсионным счетам негосударственного пенсионного обеспечения в течение трех лет начиная со дня исполнения своих обязательств по пенсионному договору.

Фонд обязан обеспечивать сохранность документов по пенсионным счетам накопительной части трудовой пенсии в течение всей жизни застрахованного лица, а после его смерти – в течение срока, предусмотренного порядком хранения пенсионных дел 1 в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Кроме упомянутого закона 1998 года, отдельные требования содержатся в подзаконных нормативных актах. Для вашего удобства систематизируем их в табличной форме (см. Таблицу на следующей странице).

В дополнение к этому в текстах договоров, заключаемых Пенсионными фондами, также могут быть установлены сроки хранения документов.

Фрагмент договора негосударственного пенсионного фонда «Транснефть» 2

6.3.13. Обеспечить сохранность учетных документов по ведению именного пенсионного счета Участника в течение 3 лет после выполнения обязательств по Договору.

Что можно порекомендовать?

С моей точки зрения, за основу нужно, конечно, брать требования законодательства.

Что касается сроков хранения различного рода журналов регистрации, то при их установлении необходимо учитывать, какую роль в деловой деятельности пенсионного фонда они играют, как используются. Еще нужно принять во внимание то, что в случае различного рода споров и судебных разбирательств, как правило, суды не принимают их как однозначное доказательство на том основании, что журналы находятся под полным контролем организации и могут быть в любой момент ею модифицированы.

Сроки хранения документов организаций, установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (на основе справочной информации «Сроки хранения документов организаций», собранной специалистами КонсультантПлюс)

Что касается справок о регистрации по месту жительства, то я бы тоже не стала подкладывать их в пенсионные дела. Формирование их по годам, с моей точки зрения, более оптимальный вариант.

При установлении сроков хранения этих документов прежде всего исходите из общего срока исковой давности (3 года). Вторым моментом, который необходимо продумать, является обеспечение сохранности последней полученной от застрахованного лица справки на протяжении срока хранения его пенсионного дела. Совершенно понятно, что при формировании справок в дела по годам это возможно только при использовании информационных технологий.

Если, например, в Фонде ведется база данных о справках, полученных от застрахованных лиц, то при проведении работ по выделению документов с истекшими сроками хранения к уничтожению можно автоматически сформировать список застрахованных лиц, которые не представили справки в последующие годы. Эти «последние» справки можно тогда изъять из дел, выделяемых к уничтожению, и либо сформировать в отдельные дела, либо поместить в пенсионные дела застрахованных лиц. Остальные справки за соответствующий год можно уничтожить по актам.

Никакими нормативными документами порядок организации работы с документами пенсионных фондов пока не урегулирован, поэтому желательно закрепить его в ваших внутренних нормативных документах.

С моей точки зрения, одним из способов решения проблемы могла бы стать разработка специализированного Перечня документов со сроками хранения для негосударственных пенсионных фондов, например, Национальной ассоциацией негосударственных пенсионных фондов, и его согласование с Росархивом. В отсутствие такого Перечня каждому негосударственному пенсионному фонду придется решать подобные вопросы самостоятельно.

При этом стоит учитывать, что положения статьи 13.25 КоАП РФ распространяются и на негосударственные пенсионные фонды, поэтому преждевременная утрата документов может привести к серьезным штрафным санкциям.

1. Неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов –

– влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 рублей; на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей.

Традиционная для нашего законодательства отсылка к несуществующему нормативному документу не помогает определиться с тем, как же необходимо обеспечить сохранность документов негосударственных пенсионных фондов. Вернуться назад

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

11. СОЦИАЛЬНО-БЫТОВЫЕ ВОПРОСЫ

* Срок хранения «постоянно» (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

** Здесь и далее звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Срок хранения документа*

1 2 3 4

11.1. Социальное страхование

Комплексные программы социальной защиты населения:

а) по месту разработки и утверждения

До минования надобности

Переписка по вопросам государственного социального страхования

Книги, журналы регистрации листков нетрудоспособности

Документы (описи документов, листок исправлений, приложение к сопроводительной ведомости) по персонифицированному учету работников

Рекомендации по подготовке документов к назначению пенсий работникам:

а) по месту разработки и утверждения

До замены новыми

(1) После снятия получателя с учета

а) получателей ежемесячной выплаты пенсий

б) получателей социальной помощи, социального пособия

в) получателей сумм возмещения вреда здоровью в связи с радиационным воздействием

г) реабилитированных граждан и лиц, пострадавших от политических репрессий

д) ветеранов труда, ветеранов Великой Отечественной войны, пенсионеров с большим страховым стажем

е) получателей персональных доплат из средств федерального бюджета, бюджета субъектов Российской Федерации, бюджета муниципалитетов

Списки работников, уходящих на льготную пенсию

Списки лиц, имеющих право на дополнительные выплаты (адресную социальную помощь)

До замены новыми

Документы (протоколы, информации, справки, переписка) по работе комиссии социального страхования организации

Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, пенсий, выплате по листкам нетрудоспособности, по социальному страхованию

Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица

Переписка о назначении государственных пенсий и пособий

(1) По льготным пенсиям – 10 л. ЭПК

Сведения о выполнении установленных квот на рабочие места и движении денежных средств (при невыполнении условий квотирования рабочих мест)

Журналы, книги учета:

(1) После последней записи

а) выданных полисов медицинского страхования

б) выдачи страхового свидетельства государственного пенсионного страхования

в) выдачи удостоверений реабилитированным гражданам (жертвам политических репрессий)

Договоры с медицинскими страховыми организациями

(1) После истечения срока действия договора

Переписка со страховыми организациями по обязательному медицинскому страхованию

До замены новыми

Договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников

(1) После истечения срока действия договора

Документы (списки, справки, заявления, переписка) о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников

Документы (списки, планы-графики, переписка) о периодических медицинских осмотрах работников врачами-консультантами отдельных специальностей

Расходные ордера на санаторно-курортные путевки

Документы (заявки, требования, накладные, ведомости) о получении путевок

Переписка о приобретении путевок в детские оздоровительные лагеря

Списки детей, направленных в детские оздоровительные лагеря

Списки детей работников организации

До замены новыми

Документы (заявления, справки, переписка) о предоставлении мест в детских дошкольных и школьных учреждениях

Документы (акты приема-передачи ценных вещей, обязательства, отчеты и др.) о благотворительной деятельности

Списки физических лиц, организаций – объектов благотворительности

Переписка о благотворительной деятельности

11.2. Жилищно-бытовые вопросы

Журналы регистрации жилого фонда

Протоколы заседаний жилищной комиссии; документы (заявления, списки, справки) к ним

Документы (докладные записки, справки, переписка) о предоставлении, распределении жилой площади работникам

(1) После предоставления жилой площади

Книги учета граждан, нуждающихся в жилой площади, предоставляемой по договорам социального найма

(1) После предоставления жилой площади

Книги учета граждан, нуждающихся в служебной жилой площади

(1) После предоставления жилой площади

Документы (акты, сведения, заключения) об обследовании жилищно-бытовых условий работников

(1) После предоставления жилой площади

Учетные дела граждан, нуждающихся в жилой площади, предоставляемой по договорам социального найма

(1) После предоставления жилого помещения

Учетные дела граждан, принятых на учет в качестве нуждающихся в служебной жилой площади

(1) После освобождения служебного жилого помещения

Договоры о праве пользования (найма) жилой площадью, аренде и обмене жилых помещений

(1) После истечения срока действия договора

Книги регистрации документов по передаче жилых помещений в собственность граждан и учета приватизированной жилой площади

Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 3 сентября 2014 г. N 602н «Об утверждении Положения о сроках хранения выплатных дел и документов о выплате и доставке страховой пенсии, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению»

Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 3 сентября 2014 г. N 602н
«Об утверждении Положения о сроках хранения выплатных дел и документов о выплате и доставке страховой пенсии, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению»

В соответствии с подпунктом 5.2.73.1 Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 26, ст. 3528; 2013, N 22, ст. 2809; N 36, ст. 4578; N 37, ст. 4703; N 45, ст. 5822; N 46, ст. 5952; 2014, N 21, ст. 2710; N 26, ст. 3577; N 29, ст. 4160; N 32, ст. 4499) приказываю:

1. Утвердить Положение о сроках хранения выплатных дел и документов о выплате и доставке страховой пенсии, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению согласно приложению.

2. Настоящий приказ вступает в силу с 1 января 2015 года.

Зарегистрировано в Минюсте РФ 5 ноября 2014 г.
Регистрационный N 34563

Установлены сроки хранения выплатных дел, документов о выплате и доставке страховой, накопительной пенсий и пенсий по государственному пенсионному обеспечению и дел об отказе в назначении соответствующих сумм.

Материалы хранятся в территориальных органах ПФР на бумажных носителях или в электронной форме.

Так, выплатные дела получателей страховой пенсии по старости, накопительной и пенсий по государственному пенсионному обеспечению хранятся 40 лет начиная с года, следующего за тем, в котором прекращено предоставление сумм.

Выплатные дела получателей страховой пенсии по инвалидности хранятся 50 лет.

Дела об отказе в назначении сумм хранятся 10 лет начиная с года, следующего за тем, в котором вынесено соответствующее решение.

Документы о выплате и доставке пенсий хранятся 10 лет.

Приказ вступает в силу с 1 января 2015 г.

Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 3 сентября 2014 г. N 602н «Об утверждении Положения о сроках хранения выплатных дел и документов о выплате и доставке страховой пенсии, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению»

Зарегистрировано в Минюсте РФ 5 ноября 2014 г.
Регистрационный N 34563

Настоящий приказ вступает в силу с 1 января 2015 г.

Текст приказа опубликован в «Российской газете» от 14 ноября 2014 г. N 260

Утверждены сроки хранения документов Пенсионного фонда РФ

Приказом Минтруда России от 3 сентября 2014 года N 602н установлены сроки хранения выплатных дел, документов о выплате и доставке страховой пенсии, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению и дел об отказе в назначении соответствующих пенсий, образующихся в процессе деятельности территориальных органов ПФР.

Выплатные дела хранятся:

• выплатные дела получателей страховой пенсии по старости, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению – 40 лет начиная с года, следующего за годом прекращения выплаты соответствующей пенсии;
• выплатные дела получателей страховой пенсии по инвалидности — 50 лет начиная с года, следующего за годом прекращения выплаты пенсии;
• выплатные дела получателей страховой пенсии по случаю потери кормильца и пенсий по государственному пенсионному обеспечению по случаю потери кормильца – 30 лет начиная с года, следующего за годом прекращения выплаты соответствующей пенсии;
• выплатные дела получателей пенсии из числа детей-инвалидов и инвалидов с детства (независимо от вида получаемой пенсии) – 40 лет начиная с года, следующего за годом прекращения выплаты пенсии.

Дела об отказе в назначении страховой пенсии, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению хранятся 10 лет начиная с года, следующего за годом вынесения решения об отказе в назначении соответствующей пенсии.

Документы о выплате и доставке пенсий хранятся 10 лет начиная с года, следующего за годом их формирования.

16. Социально-бытовые вопросы (социальное страхование, медико-санитарное обслуживание, организация питания, организация досуга)

Перечень документов,
образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства
и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения

16. СОЦИАЛЬНО-БЫТОВЫЕ ВОПРОСЫ
(социальное страхование, медико-санитарное обслуживание,
организация питания, организация досуга)

Комплексные программы социальной защиты населения

До минования надобности

До минования надобности

Переписка по вопросам государственного социального страхования

Книги, журналы регистрации листков нетрудоспособности

Документы (описи документов, листок исправлений, приложение к сопроводительной ведомости, информации, сведения, списки) по персонифицированному учету работников

Рекомендации по подготовке документов для назначения пенсий работникам

До замены новыми

До замены новыми

Списки работников, уходящих на пенсию на льготных условиях

Журналы учета заявлений о подготовке документов для назначения пенсий

Списки лиц, имеющих право на дополнительные выплаты (адресную социальную помощь)

До замены новыми

До замены новыми

Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, пенсий, выплате по листкам нетрудоспособности, по социальному страхованию

Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица

Переписка о назначении государственных пенсий и пособий

(1) По льготным пенсиям – 10 л. ЭПК

Журналы учета заявлений об установлении пенсии за выслугу лет

Сведения о выполнении установленных квот на рабочие места и движении денежных средств (при невыполнении условий квотирования рабочих мест)

Договоры с медицинскими страховыми организациями

(1) После истечения срока действия договора

Переписка со страховыми организациями по обязательному медицинскому страхованию

Документы (списки, справки, заявления, переписка) о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников

Расходные ордера на санаторно-курортные путевки

Документы (заявки, требования, накладные, ведомости) о получении путевок

Переписка о приобретении путевок в детские оздоровительные лагеря

Списки детей, направленных в детские оздоровительные лагеря

Списки детей работников организации

До замены новыми

До замены новыми

Документы (заявления, справки, переписка) об организации предоставления мест в детских дошкольных и школьных учреждениях

Документы (книги регистрации, справки, сведения, переписка) по организации и обеспечению приема и размещения в общежитии (гостиницах) представителей российских и зарубежных архивных служб и организаций

(1) После предоставления жилой площади

Документы (акты, справки, докладные записки, сведения, предложения, переписка) об организации питания работников

Документы (справки, сведения, отчеты, переписка, фотофонодокументы, видеодокументы) об организации досуга работников

Переписка об организации чтения лекций, докладов, бесед, проведения экскурсий для работников

Приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 3 сентября 2014 г. N 602н г. Москва «Об утверждении Положения о сроках хранения выплатных дел и документов о выплате и доставке страховой пенсии, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению»

Зарегистрирован в Минюсте РФ 5 ноября 2014 г.

Регистрационный N 34563

В соответствии с подпунктом 5.2.73.1 Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федераций от 19 июня 2012 г. N 610 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 26, ст. 3528; 2013, N 22, ст. 2809; N 36, ст. 4578; N 37, ст. 4703; N 45, ст. 5822; N 46, ст. 5952; 2014, N 21, ст. 2710; N 26, ст. 3577; N 29, ст. 4160; N 32, ст. 4499) приказываю:

1. Утвердить Положение о сроках хранения выплатных дел и документов о выплате и доставке страховой пенсии, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению согласно приложению.

2. Настоящий приказ вступает в силу с 1 января 2015 года.

Министр М. Топилин

Положение о сроках хранения выплатных дел и документов о выплате и доставке страховой пенсии, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению

1. Настоящее Положение устанавливает сроки хранения выплатных дел, документов о выплате и доставке страховой пенсии, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению (далее — документы о выплате и доставке пенсий) и дел об отказе в назначении соответствующих пенсий, образующихся в процессе деятельности территориальных органов Пенсионного фонда Российской Федерации.

2. Выплатные дела, документы о выплате и доставке пенсий, а также дела об отказе в назначении соответствующей пенсии хранятся на бумажных носителях или в электронной форме в территориальном органе Пенсионного фонда Российской Федерации.

3. Выплатные дела хранятся:

а) выплатные дела получателей страховой пенсии по старости, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению — 40 лет начиная с года, следующего за годом прекращения выплаты соответствующей пенсии;

б) выплатные дела получателей страховой пенсии по инвалидности — 50 лет начиная с года, следующего за годом прекращения выплаты пенсии;

в) выплатные дела получателей страховой пенсии по случаю потери кормильца и пенсий по государственному пенсионному обеспечению по случаю потери кормильца — 30 лет начиная с года, следующего за годом прекращения выплаты соответствующей пенсии;

г) выплатные дела получателей пенсии из числа детей-инвалидов и инвалидов с детства (независимо от вида получаемой пенсии) — 40 лет начиная с года, следующего за годом прекращения выплаты пенсии.

4. Дела об отказе в назначении страховой пенсии, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению хранятся 10 лет начиная с года, следующего за годом вынесения решения об отказе в назначении соответствующей пенсии.

5. Документы о выплате и доставке пенсий хранятся 10 лет начиная с года, следующего за годом их формирования.

Порядок оформления, ведения и хранения пенсионных дел

Подготовленные документы подшиваются специалистом отдела в обложку пенсионного дела в следующей последовательности:

— протокол назначения пенсии;

— бланк «Исчисление стажа работы»;

— заявление о назначении пенсии;

— представление и документы, подтверждающие общий трудовой стаж и стаж, дающий право на пенсию за работу с особыми условиями труда или за выслугу лет;

— справка о заработке;

— расчет индивидуального коэффициента заработка;

— выписка из акта освидетельствования в МРЭК;

— иные документы, предусмотренные законодательством для соответствующего вида пенсии.

Все листы пенсионного дела нумеруются, и номера листов, содержащих сведения о стаже работы, вносятся в графу 1 бланка «Исчисление стажа работы».

Повторные справки МРЭК подшиваются последовательно в конце пенсионного дела.

Компьютерные распечатки о назначении и перерасчете пенсий, полученные из Центра по начислению и выплате пенсий и пособий, подклеиваются на внутренней стороне обложки пенсионного дела с левой стороны. Запросы и иная переписка по пенсионному делу хранятся в приклеенном на правой обложке пенсионного дела конверте.

Документы для назначения (перерасчета) пенсии могут быть исполнены на компьютере.

При назначении пенсии семье умершего пенсионера в пенсионное дело подшиваются пенсионное дело умершего и другие документы, необходимые для назначения пенсии, в указанном выше порядке.

В случае назначения пенсии двум и более иждивенцам по желанию заявителя может быть оформлено одно или несколько (на каждого иждивенца) пенсионных дел. При этом первичные документы о стаже, заработке и смерти кормильца подшиваются в одном пенсионном деле, а в другие пенсионные дела подшиваются копии названных документов и указывается номер пенсионного дела, где находятся подлинные документы.

Если иждивенцы проживают в разных районах, то копии документов удостоверяются отделом социальной защиты, который первым принял их в подлинниках.

Подготовленное пенсионное дело передается для проверки главному специалисту. Главный специалист, изучив документы и проверив правильность расчета пенсии и оформления пенсионного дела, расписывается на бланке «Расчет пенсии».

Если в подготовленном пенсионном деле выявлена ошибка или документы требуют дооформления, главный специалист поручает устранение недостатков специалисту участка.

Проверенное главным специалистом пенсионное дело передается руководителю отдела, а в необходимых случаях – в Комиссию. При этом копии документов, не удостоверенные в установленном законодательством порядке, руководитель отдела заверяет своей подписью и печатью отдела.

Подлинники документов, за исключением справок о стаже работы и заработке и документов, определяющих основания отказа в назначении пенсии, после вынесения решения возвращаются представителю нанимателя, исправительно-трудового учреждения или заявителю под расписку на оборотной стороне бланка заявления. В пенсионное дело подшиваются их копии.

Отказные пенсионные дела подшиваются в установленном выше порядке.

После вынесения решения о назначении пенсии пенсионное дело возвращается специалисту отдела (участка), который вносит в журнал регистрации заявлений и представлений… соответствующие записи: дату принятия решения, продолжительность общего и специального стажа работы, период, за который исчислен заработок для определения индивидуального коэффициента, индивидуальный коэффициент фактического заработка пенсионера и размер пенсии на дату назначения, срок ее назначения (перерасчета). Исправление записей не допускается.

Данные, содержащиеся в журнале, являются основанием для восстановления пенсионных дел в случае их утраты.

После заполнения журнала пенсионное дело в течение 3 дней передается в Центр по начислению и выплате пенсий и пособий для оформления документов на выплату пенсии.

В случаях, когда оформление документов на выплату пенсии производится непосредственно в отделе, порядок передачи соответствующей информации в Центр по начислению и выплате пенсий и пособий определяется отделом по согласованию с Центром.

При переводе с одной пенсии на другую на лицевой стороне обложки пенсионного дела зачеркивается название прежнего вида пенсии и подчеркивается название нового вида пенсии. В дело подшиваются решение отдела или Комиссии о переводе на другой вид пенсии и представленные дополнительно документы.

Контроль и ответственность за организацию и соблюдение порядка оформления и ведения дел по назначению пенсий возлагается на руководителя отдела.

Действующие пенсионные дела хранятся в порядке номеров.

Пенсионные дела пенсионеров, проживающих в доме-интернате (пансионате, территориальном центре) для престарелых и инвалидов, а также пенсионеров, находящихся в местах лишения свободы, хранятся в отделе того района, на территории которого расположен дом-интернат (пансионат, территориальный центр) для престарелых и инвалидов, исправительное учреждение, и который производит выплату пенсии.

Пенсионные дела пенсионеров, над которыми установлена опека, хранятся в отделе по месту жительства опекуна.

Пенсионные дела, по которым выплата пенсий прекращена (приостановлена), заносятся в реестр архивных дел отдела с указанием фамилии, имени, отчества получателя пенсии, номера пенсионного дела, места жительства и срока хранения пенсионного дела. Указанные пенсионные дела хранятся в архиве отдела в алфавитном порядке.

Отказные пенсионные дела хранятся в архиве отдела отдельно в алфавитном порядке.

Ответственность за сохранность архивных документов возлагается на одного из работников отдела приказом руководителя отдела.

Сроки хранения документов и пенсионных дел в архиве отдела определяются в порядке, установленном государственной архивной службой.

Дата добавления: 2015-10-01 ; просмотров: 7748 | Нарушение авторских прав

Как получить пенсионное дело умершего родственника

Для составления истории своей семьи необходимы документы, которые подтвердят факты из жизни родственника. Одно из них — пенсионное дело.

Пенсионное дело – один из ценнейших источников генеалогической информации, который очень поможет в составлении родословной (при условии сохранности, конечно).

Более подробно виды пенсий и какие документы могут находиться в пенсионном деле я рассматриваю в своей статье «Составление родословной с помощью пенсионного дела умершего родственника.»

Выписка из трудовой книжки для пенсионного дела умершего родственника

В этой статье я подробно опишу алгоритм подачи заявления через электронную форму обращения на сайте Пенсионного фонда России, который позволит вам получить пенсионное дело умершего родственника. (Естественно, для живых пенсионеров это не актуально).

Получить пенсионное дело умершего могут только ближайшие живые родственники. Если дело прабабушки, то заявителем должен быть ее живой ребенок, или внук пенсионера, и ли правнук.

Родственники умершего пенсионера могут обратиться в отделение ПФР лично, заполнить там заявление. Но из-за удаленности, если пенсионер проживал в другом городе, или иных причин исследователь семейной истории откладывает это мероприятие.

Как подать заявление на сайте ПФР, чтобы получить пенсионное дело родственника (с примерами)

1. С главной страницы сайта Пенсионного фонда России переходим в «Личный кабинет гражданина»

2. Выбираем пункт «Обращения граждан»

3. Читаем и ставим галочку внизу страницы «С условиями приема и … ознакомлен». Нажимаем кнопку «Продолжить».

4. Появляется форма заявления, где заполняем нужные пункты:

4.1. Место постоянного проживания.

На территории РФ (указано по умолчанию), если вы проживаете не в России, то нажимаете «За границей»;

4.2. Получатель.

Выбираете ПФР региона, в котором проживал (получал пенсию) ваш родственник. Ниже выбирается отделение, в котором находится пенсионное дело (либо ПФР конкретного населенного пункта, либо межрайонное отделение в районном центре). Уточнить куда относится нужный вам населенный пункт можно по карте;

4.3. Фамилия, имя, отчество.

Заполняете СВОИ данные (а не умершего родственника), поскольку это вы делаете запрос и ответ буде выслан на ваше ФИО;

4.4. СНИЛС.

Заполнять не обязательно, но при необходимости указываются данные заявителя (т.е. ваши, а не родственника);

4.5. Дата рождения и контактный телефон заявителя.

Поля необязательные, но телефон лучше указать, вдруг у ПФР возникнут какие-то вопросы, они смогут с вами оперативно связаться.

4.6. Тема обращения.

Выбираете в списке «Прочее»

4.7. Текст обращения.

Здесь важно указать основные сведения о вашем родственнике. Указать какие сведения вас интересуют. Вот пример обращения:

«Прошу вас осуществить поиск личного пенсионного дела моей бабушки Мещеряковой Галины Николаевны, умершей 12.02.2017 в городе Невинномысске Ставропольского края.
Дата рождения 14.04.1935, место рождения Новое Веретье, Новгородская (Ленинградская) область.
При наличии пенсионного дела прошу предоставить сведения и копии документов, носящих личный характер (о нахождении на оккупированной территории во время Великой отечественной войны, о трудовом стаже, образовании, рождении, браке, детях и т.д., интересуют все имеющиеся сведения). Финансовые сведения (размер пенсии) не интересуют.
В соответствии с постановлением ПФР от 30.06.1992 №82 сведения в случае смерти пенсионера могут предоставляться с согласия родственников.
Копии документов, которые подтверждают родство, прилагаю.»

4.8. Необходимые документы.

Прикрепить файл. Максимальное количество файлов — 5. Максимальный общий размер — 5 МБ. Разрешенные типы файлов: doc, docx, xls, xlsx, txt, rtf, pdf, jpg, jpeg, tif, tiff. Вам необходимо подтвердить родство с человеком, чье пенсионное дело вы запрашиваете.

Необходимые документы

Каждый файл документов должны иметь небольшой размер (обычно от 100 до 600 Кб).
Чтобы уменьшить размер (вес) изображения, воспользуйтесь стандартной программой Paint. Для этого откройте изображение в программе, нажмите кнопку «Изменить размер» и укажите на сколько процентов нужно уменьшить.
Затем нажмите «Сохранить как» и посмотрите новый размер файла (он должен стать меньше).

Если количество документов превышает 5, то необходимо выделить все файлы нужных изображений и нажать на них правой кнопкой мыши: «Печать в pdf».
Тогда все ваши документы сохранятся в один файл. Его вы сможете прикрепить к запросу, нажав кнопку «Выберите файл».

4.9. Я хочу получить ответ: По почте / По электронной почте.

Нажав галочку возле нужного пункта, укажите в появившихся формах полный почтовый адрес с индексом и адрес вашей электронной почты. Я обычно выбираю оба, поскольку на электронную почту приходят уведомления о ходе рассмотрения запроса (принято, отправлено на рассмотрение)

Трудовая книжка, инструкция по заполнению

В случае сохранности пенсионного дела родственника, на указанный почтовый адрес присылают конверт с ксерокопиями документов, проанализировав которые, можно открыть новые сведения из биографии.

Следует учитывать, что не все дела хранят длительно. Раньше средний срок хранения пенсионных дел умершего, составлял 5-15 лет. В 2014 году увеличили сроки хранения пенсионных дел, и теперь их можно будет запрашивать за период более 30 лет, в зависимости от вида назначенной пенсии.

Если вы не уверены, что дело вашего родственника сохранилось (прошло много лет), стоит рискнуть и отправить запрос. Ведь составляя родословную семьи нужно пробовать получить сведения из всех источников, в том числе и из личного пенсионного дела. Вдруг вам повезет нужное дело еще не было уничтожено, несмотря на прошедшие годы.

Вам будет интересно почитать другие статьи по генеалогии: